Le dispositif visait initialement, dans la loi de finances pour 2016, les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion. Par décision du ministre de l'action et des comptes publics du 15 juin 2017, il a été décidé de recentrer le dispositif pour le simplifier. Ainsi seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA, sont concernés par la mesure. Cette modification fera l'objet de mesures législatives d'ici la fin d'année, pour une entrée en vigueur du dispositif comme prévu au 1er janvier 2018.
Ces mesures législatives comprendront également l'exclusion des opérations entre assujettis à la TVA (opérations entre professionnels, B to B) et celle des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise TVA (notamment auto-entrepreneurs) ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.Le Ministre de l'économie et des finances a récemment donné son accord (courrier adressé le 3 mai 2017 à Madame la Présidente de la Fédération Nationale des Syndicats d'Exploitants Agricoles – FNSEA) pour prolonger jusqu'au 18 mai 2017 (date limite de la télédéclaration des déclarations de résultats 2016) les délais d'option des exploitants agricoles pour un régime d'imposition différent (régime du micro-BA, régimes réels).
I - ASPECTS GENERAUX
1. Qu'est-ce qu'un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOITVA DECLA-30-20-10. Autrement dit, un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis.
Ainsi, les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) ne relèvent pas du champ d'application du dispositif. En revanche, ceux dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients qui ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.
De la même façon, ceux dans lesquels sont enregistrées à la fois les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif. Il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question, mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.
2. Tous les logiciels de gestion commerciale incluant une fonctionnalité de caisse enregistreuse/d'encaissement sont-ils toujours à certifier par leurs éditeurs pour le 1er janvier 2018 ?
Depuis le 15 juin 2017, seuls les logiciels et systèmes de caisse sont concernés par la mesure, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA.
Concernant les logiciels multi fonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.
3. Les assujettis relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA sont-ils dans le champ d'application de l'obligation de détention d'un logiciel non frauduleux issue de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
La loi de finances pour 2016 vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse. La doctrine administrative précise à cet égard (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 10) : "Sont soumis à l'obligation prévue au 3° bis du I de l'article 286 du CGI, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public" ; "cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA".
La décision ministre du 15 juin 2017 porte sur l'exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion du dispositif de la mesure de certification des logiciels de caisse, sans distinction entre les assujettis à la TVA.
Dans le projet de modification du dispositif qui fera l'objet de mesures législatives d'ici la fin d'année, les assujettis relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de TVA seront également exclus du champ de la mesure de certification.
4. L'assouplissement annoncé par le ministre le 15 juin 2017 concerne-t-il toutes les entreprises ?
L'assouplissement s'applique à l'ensemble des entreprises sans distinction.
5. Le dispositif est-il limité aux opérations réalisées avec des clients personnes physiques ?
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOITVA DECLA-30-20-10.
En conséquence, les opérations B to B sont exclues du champ du dispositif, les relations entre professionnels faisant obligatoirement l'objet d'une facturation.
6. Est-ce que les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent au commerce entre particuliers via des plate-formes électroniques ?
Le dispositif vise tout assujetti à la TVA, à l'exception de ceux placés sous le régime de la franchise de TVA ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA. Le particulier qui fait du e-commerce reste en dehors du champ de l'obligation tant qu'il est non assujetti à la TVA.
7. Les sociétés relevant du e-commerce entrent-elles dans le champ d'application de l'obligation de détention d'un logiciel non permissif en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse.
Les sociétés relevant du e-commerce soumises à facturation du fait que leurs clients sont assujettis à la TVA (clients professionnels) ne relèvent pas du champ d'application du dispositif.
Les sociétés relevant du e-commerce non soumises à facturation du fait que leurs clients ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.Les sociétés relevant du e-commerce s'adressant à la fois aux clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et aux non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.
8. Est-ce que les logiciels monétiques sont exclus du champ de la loi par la décision ministre du 15 juin 2017 ?
La décision ministre du 15 juin 2017 ne porte que sur l'exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion (sans fonctionnalités de caisse) du dispositif.
Les logiciels monétiques ou terminaux de paiement électroniques, sont des appareils électroniques capables de lire les données d'une carte bancaire, d'enregistrer une transaction, et de communiquer avec un serveur d'authentification à distance. Au regard de cette définition, les stricts terminaux de paiement sont exclus du champ de la loi.
9. Les dispositions de l’article 88 de la loi de finances pour 2016 s’appliquent-elles uniquement aux règlements réalisés en espèces ?
Le dispositif envisagé vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l'enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement.Il n'est pas prévu de limiter le dispositif aux règlements réalisés en espèces.
10. Qu'est-ce qu'un logiciel libre, propriétaire, développé en interne ?
Un logiciel libre est un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. Un logiciel propriétaire est un logiciel qui ne permet pas légalement et techniquement d'exercer les quatre libertés évoquées ci-dessus.
Un logiciel développé en interne est un logiciel développé par l'assujetti lui-même ou par une société membre du groupe ou par un intégrateur externe.
Ces libertés permettent aux utilisateurs d'adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d'altérer le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage.
11. Un commerçant détenteur d'une balance comptoir poids prix est-il concerné par la mise en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Compte tenu du champ d'application de la mesure, il convient de distinguer les balances qui permettent de mémoriser des opérations d'encaissement de celles qui ne permettent pas une telle mémorisation.
- Les balances qui n'ont pas de fonction de mémorisation des opérations d'encaissement : Ces balances n'entrent pas dans le champ d'application de la mesure de certification des logiciels de caisse.
- Les balances qui ont une fonction de mémorisation des opérations d'encaissement : Ces balances entrent donc dans le champ d'application de la mesure. Tout assujetti à la TVA qui détiendra ce type de matériel devra donc, à compter du 1er janvier 2018, être en mesure de justifier que son matériel respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage, soit par la production d'un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation, soit par la production d'une attestation individuelle qui lui aura été délivrée par l'éditeur du matériel.
Concrètement, il est possible de distinguer trois grands types de configuration possibles :
- l'utilisation d'une balance comptoir poids/prix : la balance doit être certifiée ;
- l'utilisation d'une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée : la balance et la caisse doivent être toutes les deux certifiées ;
- l'utilisation d'une balance tactile intégrée ou terminal point de vente, qui intègre à la fois une solution de pesage et d'encaissement, certifié : l'ensemble de la solution doit être certifié.
12. Un commerçant doit-il changer son système de pesage et d'encaissement au vu de la nouvelle obligation de détenir un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse posée à la mesure de certification des logiciels de caisse ?
La décision du ministre de l'action et des comptes publics du 15 juin 2017 recentre le dispositif sur les seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA. Sont visés tous les matériels qui permettent d'automatiser des calculs et de mémoriser des opérations
d'encaissement. Ainsi, les fonctions d'encaissement doivent être attestées par l'éditeur ou certifiées par un organisme accrédité.
Si le système de pesage et d'encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l'objet d'une attestation, il doit alors s'équiper d'un nouveau matériel répondant aux quatre conditions précitées. Cette obligation s'applique à compter du 1er janvier 2018.
Un raisonnement analogue doit être tenu pour les rampes de boissons automatisées. Dès lors, celles-ci doivent être certifiées.
13. Existe-t-il une obligation d'acquérir un logiciel de caisse sécurisé pour tous les assujettis à la TVA ?
Le dispositif prévoit l'obligation, à compter du 1er janvier 2018 pour les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis au moyen de tout logiciel ou système de caisse, d'utiliser un logiciel conforme satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.
Ces nouvelles dispositions ne créent pas d'obligation de s'équiper d'un logiciel ou système de caisse. Le choix de l'utilisation d'un tel logiciel appartient à chaque assujetti. Cependant si l'assujetti décide d'avoir recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients, il entre dans le champ d'application de cette obligation. Ainsi dès le 1er janvier 2018 il devra utiliser un logiciel conforme aux quatre conditions précitées.
14. Un assujetti à la TVA peut-il continuer à enregistrer les règlements de ses clients à la fois au moyen d'un logiciel de caisse mais aussi d'un facturier papier ?
L'assujetti est libre d'utiliser deux modes d'enregistrement des règlements de ses clients, l'un informatisé et l'autre papier. Cependant, dès que l'assujetti a recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse, il entre dans le champ d'application de l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé. Il devra alors présenter le certificat délivré par un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de l'éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
15. Comment peuvent être comptabilisées la dépense de certification ou d'attestation d'un logiciel de caisse et celle liée à l'acquisition d'un logiciel de caisse sécurisé ?
Il résulte des principes posés par le plan comptable général (articles 212-1 et 212-2) et de la doctrine administrative (§1 du BOI-BIC-CHG-20-20-20) que les coûts encourus postérieurement pour ajouter, remplacer des éléments ou incorporer des coûts à une immobilisation doivent être immobilisés si ces
dépenses entraînent une augmentation des avantages économiques futurs liés à l’immobilisation et si elles peuvent être évaluées avec une fiabilité suffisante.
S’agissant d’un logiciel, constitue notamment une augmentation des avantages économiques futurs, les coûts ayant pour effet d’augmenter la durée d’utilisation ou les performances du logiciel. Or, en l’espèce, les dépenses liées à l’obtention d’un certificat ou d’une attestation ne procurent pas directement d’avantages économiques futurs, et ne conditionnent pas non plus l’obtention de ces derniers puisqu’en leur absence, le logiciel serait tout de même en état de fonctionner. Ainsi, les coûts engagés pour obtenir les certificats et attestations des logiciels utilisés doivent être comptabilisés en charges.
Par ailleurs, le II de l’article 236 du code général des impôts, permettant un amortissement exceptionnel sur 12 mois des logiciels acquis, a été abrogé par le 6° de l’article 32 de la loi n° 2016-1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017. Par conséquent, les logiciels acquis au cours des exercices ouverts à compter du 1er janvier 2017 doivent être amortis sur la durée d’usage relatives à ces biens (deux ou trois ans pour la généralité des logiciels).
II - CRITERES TECHNIQUES
1. Existe-t-il un référentiel officiel de mise en conformité des logiciels et systèmes de caisse ?
La loi instaure une obligation de résultat concernant la conformité des logiciels (respect des quatre conditions de la loi : inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage) et non de moyen : elle ne définit pas de cahier des charges, ni de solution technique, contrairement à d'autres dispositifs fiscaux.
L'élaboration de référentiels est donc du ressort des seuls acteurs privés.
2. Pour respecter la condition d’inaltérabilité, l'intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable. Des procédés autres que le scellement et le chaînage pourront être proposés par les éditeurs. Comment apprécier la garantie d’inaltérabilité exigée ?
L'administration fiscale n'impose aucune solution technique (empreinte électronique, chaînage des opérations…), dès lors qu'aucune norme fiscale a été prévue par le législateur. Concernant les systèmes de caisse, la garantie d'inaltérabilité peut être obtenue par plusieurs techniques permettant d'une part d'empêcher l'accès de l'utilisateur à des fonctionnalités de modification des données validées et d’autre part de détecter tout accès/modification des données de règlement. Toute modification ou correction doit être détectable. Le certificat est associé à la capacité de pouvoir démontrer que les données de règlement n'ont pas été modifiées depuis leur enregistrement initial et doit fournir un système de preuve en ce sens.
3. Qu’entend-on par « données permettant d’assurer la traçabilité des données de transaction » ?
Le logiciel de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives à la transaction de règlements (notes et tickets de caisse). Les données initialement validées devant rester inaltérables, si des corrections sont ultérieurement apportées à des opérations de règlements, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par l'enregistrement de nouvelles opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées.
Ces opérations de correction donnent également lieu à enregistrement et leur inaltérabilité doit également être garantie. Techniquement, la solution doit garantir l'inaltérabilité de toutes les données élémentaires (enregistrement initial et correction(s)) et fournir une fonctionnalité de suivi des modifications.
4. Qu’entend-on par « rendre inaltérables les données » ?
Pour les systèmes de caisse, la condition d'inaltérabilité des enregistrements de règlement (quantité, montant, TVA, mode de règlement…) s'obtient par plusieurs moyens techniques garantissant :
Les données de l'opération doivent être inaltérables de la prise de commande jusqu'à l'enregistrement du règlement. Cette inaltérabilité est garantie par :
III - CONDITION DE SECURISATION
1. Qu’entend-on par « sécurisation » des données ? En quoi cette notion se différencie des trois autres (inaltérabilité, conservation, archivage) et quels sont les critères à respecter pour garantir la « sécurisation » des données ? Doit-on le comprendre comme la faculté d’un assujetti de pouvoir justifier qui peut accéder aux données, qui a accédé aux données sur une période définie, et d’un suivi de ces accès ?
La condition de sécurisation des données a fait l'objet de précisions dans la doctrine administrative à laquelle il convient de se reporter : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 130 à 150. La condition de sécurisation ne vise pas à limiter les droits d'accès au logiciel ou système de caisse mais à assurer que les enregistrements des encaissements réalisés par toute personne qui accède au logiciel ou système soient tracés, de même que les éventuelles modifications apportées à ces enregistrements initiaux. En cas d'emploi d'une fonction « école » ou « test », le § 150 de la doctrine administrative précitée prévoit par ailleurs l'identification de l'opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.
La sécurisation des données vise à s'assurer que les données enregistrées ne peuvent plus être modifiables, sans traces. Il ne s'agit pas seulement de protéger les données contre les modifications par des tiers, ce qui constitue un délit en application des articles 323-1 à 323-3 du code pénal, mais aussi
contre des modifications non tracées effectuées par le propriétaire et détenteur des données lui-même.
IV - CONDITIONS DE CONSERVATION ET D'ARCHIVAGE
1. Quelle est la différence entre conservation et archivage des données ?
Il convient de distinguer la condition de conservation des données de la condition d'archivage des données.
La conservation des données détaillées de transaction doivent être conservées « en ligne » dans le système de caisse. Ces données peuvent faire l'objet de purge, ce qui consiste à les sortir du système de caisse et à les stocker dans un support externe d'archivage (clé USB, disque optique ou disque dur externe). L'ensemble des données doivent être conservées (dans le système de caisse) et archivées (sur support externe et leur inaltérabilité et leur traçabilité doivent être garanties pendant six ans.
Elles doivent être archivées au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d'un processus obligatoirement prévu par le logiciel. Elles sont toujours archivées avant un processus de purge.
Comme précisé par le BOI-TVA-DECLA-30-10-30 (§ 160 et suivants), pour chaque clôture (selon le cas journalière, mensuelle et/ou annuelle ou par exercice), toutes les données doivent être conservées : « cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système » (cumul du grand total de la période et total perpétuel).
La condition d'archivage a, quant à elle, pour « objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés ». Pour plus de précisions, se reporter au BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 § 220 et suivants.
S'agissant du cas de changement de matériel ou de logiciel, il est rappelé que le délai général de conservation de six ans, mentionné au premier alinéa de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, s'applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l'administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.
2. Quelles sont les données de caisses à conserver et doit-on le faire tous les jours ou tous les mois ? Uniquement le Z ou le détail ?
Toutes les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse et non pas seulement le Z. Un assujetti qui ne conserve que les Z ne respecte pas les obligations de conservation prévues à l'article L. 102-B du livre des procédures fiscales.
Cette définition répond à la nécessité légale de justifier les résultats produits par un système informatisé avec les données élémentaires ayant servi à leur élaboration, prises en compte dès leur origine, et non par des données agrégées résultant de traitements automatisés. Les données de détail d'une transaction de règlement comprennent le numéro du ticket, la date (heure-minute-seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) et les traces de modifications et corrections apportées.
Ainsi, avant la purge des données élémentaires conservées dans le système de caisse, l'ensemble des données précitées et enregistrées depuis la dernière opération d'archivage doivent être conservées. Après la purge, opération d'archivage qui a pour objet de transférer les données conservées vers un support externe, seuls les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures (soit les grands totaux journaliers, mensuels, annuels et de l'exercice et le total perpétuel) doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d'être protégés par la garantie d'inaltérabilité. Les données de traçabilité de la procédure de purge/archivage doivent être conservées.
3. Faut-il conserver les données directement dans le logiciel ou dans un système d’archivage ?
L'inaltérabilité des données permet de garantir que les enregistrements de règlement ne sont plus modifiés ou n'ont pas été modifiés après leur validation.
Les garanties de conservation et d'archivage permettent de garantir que ces données inaltérables restent durablement accessibles dans le cadre d'un contrôle pendant le délai légal de contrôle. Pour les logiciels de caisse, on distingue la conservation des données « en ligne » dans le système de caisse, de l'archivage des données sur un support externe.
Les données conservées (en ligne dans le logiciel de caisse) doivent faire l'objet de clôtures journalières, mensuelles et annuelles (ou par exercice). Les données sont archivées au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d'un processus obligatoirement prévu par le logiciel. Elles sont toujours archivées avant un processus de purge. Les données de détail de règlement sont enregistrées sur un support externe et effacées de la sauvegarde « en ligne » présente dans le logiciel de caisse. En revanche, les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d'être protégés par la garantie d'inaltérabilité. La solution logicielle doit permettre de maintenir la traçabilité des procédures d'archivage et de garantir l'inaltérabilité des données archivées.
4. Qu’est-ce qu’un « support physique externe sécurisé » ?
Il est possible de citer comme support physique externe : une clé USB, un disque optique ou un disque dur externe. Ce support physique externe doit être sécurisé. Aucune solution technique n'est imposée pour assurer cette sécurisation.
Le support physique externe sécurisé n'est exigé qu'en présence de purges, tel que l'indique le § 250 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement.
Avant la mise en oeuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d'une archive complète des données de règlement (données d'origine et éventuelles modifications), avec la date de l'opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.
La décision de purger les données est liée à la nécessité de libérer de l'espace sur le disque dur. L'archivage des données est donc dans ce cas logiquement réalisé en dehors du système de caisse. La sécurisation du support d'archivage doit permettre de garantir l'intégrité des données archivées et leur disponibilité en cas de contrôle.
La disponibilité des données doit être effective en cas de contrôle. Les éditeurs doivent prévoir des procédures d'archivage obligatoires pour les utilisateurs. Pour plus de sécurité plusieurs supports de stockage différents pour une même archive peuvent être proposés comme le prévoit la norme Z 42 013. Les utilisateurs ont en effet l'obligation de conserver les données archivées pendant six ans.
L'obligation d'archivage prévue par le certificat ne doit pas être confondue avec une solution de sauvegarde des données présentes dans le système de caisse. Ces sauvegardes sont entendues comme une copie des données toujours présentes sur la caisse. Les sauvegardes permettent la reprise technique des données en cas de panne de la caisse et constituent une solution, parmi d'autres, de sécurisation des données justificatives de règlement.
6. Qu’entend-on par « grand total de la période et le total perpétuel » ?
Le § 170 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 précise que : « Pour chaque clôture -journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice)- des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse ».
On entend par « cumul du grand total de la période » le cumul de chiffre d'affaires décompté depuis l'ouverture de la période comptable en cours.
On entend par « total perpétuel » le cumul de chiffre d'affaires décompté depuis le début de l'utilisation du système.
Le Total perpétuel est en effet un compteur qui cumule le chiffre d'affaires total enregistré depuis le début de l'utilisation du système et ne se remettant jamais à zéro. Il n'est pas lié à une période contrairement au Grand Total qui lui est le compteur qui cumule le chiffre d'affaires total pour la période comptable.
En cas de changement de matériel ou de logiciel, tous les compteurs repartent de zéro. Les compteurs de l'ancien matériel ou logiciel doivent être archivés et sécurisés.
Dans le cas d'un simple changement de version d'un logiciel tous les compteurs doivent continuer à être incrémentés sans être remis à zéro.
7. Quelles sont les attentes pour la clôture mensuelle obligatoire dans un système de caisse par rapport à la clôture journalière ?
Des précisions ont été apportées sur ce point aux § n° 160 et suivants du BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Pour les systèmes de caisse, l'obligation de clôture est : journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice). La doctrine administrative précise par ailleurs que : « Pour chaque clôture -journalière, mensuelle et
annuelle (ou par exercice)- des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse ». Parmi ces données figurent le grand total pour la période comptable, le total période et le total perpétuel.
Toutes les données enregistrées doivent être conservées. « Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système ».
La clôture mensuelle permet aussi la totalisation du chiffre d'affaires ventilé par taux de TVA.
8. Comment peut-on sur un système de caisse répondre à l’exigence de périodicité de clôture au minimum annuelle si on procède à des clôtures journalières et mensuelles ?
La doctrine administrative prévoit que la clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice si celui-ci n’est pas calé sur l’année civile). Pour les systèmes de caisse, il faut en plus une clôture journalière et mensuelle. Ensuite, le § 220 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 prévoit la possibilité d’archiver les données selon une périodicité choisie qui est au maximum annuelle ou par exercice.
S'agissant de la condition de conservation des données, il est précisé pour les systèmes de caisse, aux § 160 et 170 de la doctrine précitée, que ces systèmes doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile). Pour les systèmes de caisse, ces trois échéances de clôtures sont cumulatives et impératives.
S'agissant du respect de la condition d'archivage, il est prévu que les systèmes de caisse comme les logiciels de comptabilité ou de gestion doivent permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité au maximum annuelle ou par exercice. Cette périodicité est donc la même que la périodicité annuelle ou par exercice prévue pour le respect de la condition de conservation.
Ces mesures législatives comprendront également l'exclusion des opérations entre assujettis à la TVA (opérations entre professionnels, B to B) et celle des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise TVA (notamment auto-entrepreneurs) ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.Le Ministre de l'économie et des finances a récemment donné son accord (courrier adressé le 3 mai 2017 à Madame la Présidente de la Fédération Nationale des Syndicats d'Exploitants Agricoles – FNSEA) pour prolonger jusqu'au 18 mai 2017 (date limite de la télédéclaration des déclarations de résultats 2016) les délais d'option des exploitants agricoles pour un régime d'imposition différent (régime du micro-BA, régimes réels).
I - ASPECTS GENERAUX
1. Qu'est-ce qu'un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOITVA DECLA-30-20-10. Autrement dit, un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis.
Ainsi, les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) ne relèvent pas du champ d'application du dispositif. En revanche, ceux dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients qui ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.
De la même façon, ceux dans lesquels sont enregistrées à la fois les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif. Il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question, mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif.
2. Tous les logiciels de gestion commerciale incluant une fonctionnalité de caisse enregistreuse/d'encaissement sont-ils toujours à certifier par leurs éditeurs pour le 1er janvier 2018 ?
Depuis le 15 juin 2017, seuls les logiciels et systèmes de caisse sont concernés par la mesure, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA.
Concernant les logiciels multi fonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.
3. Les assujettis relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA sont-ils dans le champ d'application de l'obligation de détention d'un logiciel non frauduleux issue de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
La loi de finances pour 2016 vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse. La doctrine administrative précise à cet égard (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 10) : "Sont soumis à l'obligation prévue au 3° bis du I de l'article 286 du CGI, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public" ; "cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA".
La décision ministre du 15 juin 2017 porte sur l'exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion du dispositif de la mesure de certification des logiciels de caisse, sans distinction entre les assujettis à la TVA.
Dans le projet de modification du dispositif qui fera l'objet de mesures législatives d'ici la fin d'année, les assujettis relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de TVA seront également exclus du champ de la mesure de certification.
4. L'assouplissement annoncé par le ministre le 15 juin 2017 concerne-t-il toutes les entreprises ?
L'assouplissement s'applique à l'ensemble des entreprises sans distinction.
5. Le dispositif est-il limité aux opérations réalisées avec des clients personnes physiques ?
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOITVA DECLA-30-20-10.
En conséquence, les opérations B to B sont exclues du champ du dispositif, les relations entre professionnels faisant obligatoirement l'objet d'une facturation.
6. Est-ce que les dispositions de la mesure de certification des logiciels de caisse s’appliquent au commerce entre particuliers via des plate-formes électroniques ?
Le dispositif vise tout assujetti à la TVA, à l'exception de ceux placés sous le régime de la franchise de TVA ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA. Le particulier qui fait du e-commerce reste en dehors du champ de l'obligation tant qu'il est non assujetti à la TVA.
7. Les sociétés relevant du e-commerce entrent-elles dans le champ d'application de l'obligation de détention d'un logiciel non permissif en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Le dispositif vise, sauf exception, tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse.
Les sociétés relevant du e-commerce soumises à facturation du fait que leurs clients sont assujettis à la TVA (clients professionnels) ne relèvent pas du champ d'application du dispositif.
Les sociétés relevant du e-commerce non soumises à facturation du fait que leurs clients ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.Les sociétés relevant du e-commerce s'adressant à la fois aux clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et aux non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d'application du dispositif.
8. Est-ce que les logiciels monétiques sont exclus du champ de la loi par la décision ministre du 15 juin 2017 ?
La décision ministre du 15 juin 2017 ne porte que sur l'exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion (sans fonctionnalités de caisse) du dispositif.
Les logiciels monétiques ou terminaux de paiement électroniques, sont des appareils électroniques capables de lire les données d'une carte bancaire, d'enregistrer une transaction, et de communiquer avec un serveur d'authentification à distance. Au regard de cette définition, les stricts terminaux de paiement sont exclus du champ de la loi.
9. Les dispositions de l’article 88 de la loi de finances pour 2016 s’appliquent-elles uniquement aux règlements réalisés en espèces ?
Le dispositif envisagé vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l'enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement.Il n'est pas prévu de limiter le dispositif aux règlements réalisés en espèces.
10. Qu'est-ce qu'un logiciel libre, propriétaire, développé en interne ?
Un logiciel libre est un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. Un logiciel propriétaire est un logiciel qui ne permet pas légalement et techniquement d'exercer les quatre libertés évoquées ci-dessus.
Un logiciel développé en interne est un logiciel développé par l'assujetti lui-même ou par une société membre du groupe ou par un intégrateur externe.
Ces libertés permettent aux utilisateurs d'adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d'altérer le respect des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage.
11. Un commerçant détenteur d'une balance comptoir poids prix est-il concerné par la mise en application de la mesure de certification des logiciels de caisse ?
Compte tenu du champ d'application de la mesure, il convient de distinguer les balances qui permettent de mémoriser des opérations d'encaissement de celles qui ne permettent pas une telle mémorisation.
- Les balances qui n'ont pas de fonction de mémorisation des opérations d'encaissement : Ces balances n'entrent pas dans le champ d'application de la mesure de certification des logiciels de caisse.
- Les balances qui ont une fonction de mémorisation des opérations d'encaissement : Ces balances entrent donc dans le champ d'application de la mesure. Tout assujetti à la TVA qui détiendra ce type de matériel devra donc, à compter du 1er janvier 2018, être en mesure de justifier que son matériel respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage, soit par la production d'un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation, soit par la production d'une attestation individuelle qui lui aura été délivrée par l'éditeur du matériel.
Concrètement, il est possible de distinguer trois grands types de configuration possibles :
- l'utilisation d'une balance comptoir poids/prix : la balance doit être certifiée ;
- l'utilisation d'une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée : la balance et la caisse doivent être toutes les deux certifiées ;
- l'utilisation d'une balance tactile intégrée ou terminal point de vente, qui intègre à la fois une solution de pesage et d'encaissement, certifié : l'ensemble de la solution doit être certifié.
12. Un commerçant doit-il changer son système de pesage et d'encaissement au vu de la nouvelle obligation de détenir un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse posée à la mesure de certification des logiciels de caisse ?
La décision du ministre de l'action et des comptes publics du 15 juin 2017 recentre le dispositif sur les seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA. Sont visés tous les matériels qui permettent d'automatiser des calculs et de mémoriser des opérations
d'encaissement. Ainsi, les fonctions d'encaissement doivent être attestées par l'éditeur ou certifiées par un organisme accrédité.
Si le système de pesage et d'encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l'objet d'une attestation, il doit alors s'équiper d'un nouveau matériel répondant aux quatre conditions précitées. Cette obligation s'applique à compter du 1er janvier 2018.
Un raisonnement analogue doit être tenu pour les rampes de boissons automatisées. Dès lors, celles-ci doivent être certifiées.
13. Existe-t-il une obligation d'acquérir un logiciel de caisse sécurisé pour tous les assujettis à la TVA ?
Le dispositif prévoit l'obligation, à compter du 1er janvier 2018 pour les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis au moyen de tout logiciel ou système de caisse, d'utiliser un logiciel conforme satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.
Ces nouvelles dispositions ne créent pas d'obligation de s'équiper d'un logiciel ou système de caisse. Le choix de l'utilisation d'un tel logiciel appartient à chaque assujetti. Cependant si l'assujetti décide d'avoir recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients, il entre dans le champ d'application de cette obligation. Ainsi dès le 1er janvier 2018 il devra utiliser un logiciel conforme aux quatre conditions précitées.
14. Un assujetti à la TVA peut-il continuer à enregistrer les règlements de ses clients à la fois au moyen d'un logiciel de caisse mais aussi d'un facturier papier ?
L'assujetti est libre d'utiliser deux modes d'enregistrement des règlements de ses clients, l'un informatisé et l'autre papier. Cependant, dès que l'assujetti a recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse, il entre dans le champ d'application de l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé. Il devra alors présenter le certificat délivré par un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de l'éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
15. Comment peuvent être comptabilisées la dépense de certification ou d'attestation d'un logiciel de caisse et celle liée à l'acquisition d'un logiciel de caisse sécurisé ?
Il résulte des principes posés par le plan comptable général (articles 212-1 et 212-2) et de la doctrine administrative (§1 du BOI-BIC-CHG-20-20-20) que les coûts encourus postérieurement pour ajouter, remplacer des éléments ou incorporer des coûts à une immobilisation doivent être immobilisés si ces
dépenses entraînent une augmentation des avantages économiques futurs liés à l’immobilisation et si elles peuvent être évaluées avec une fiabilité suffisante.
S’agissant d’un logiciel, constitue notamment une augmentation des avantages économiques futurs, les coûts ayant pour effet d’augmenter la durée d’utilisation ou les performances du logiciel. Or, en l’espèce, les dépenses liées à l’obtention d’un certificat ou d’une attestation ne procurent pas directement d’avantages économiques futurs, et ne conditionnent pas non plus l’obtention de ces derniers puisqu’en leur absence, le logiciel serait tout de même en état de fonctionner. Ainsi, les coûts engagés pour obtenir les certificats et attestations des logiciels utilisés doivent être comptabilisés en charges.
Par ailleurs, le II de l’article 236 du code général des impôts, permettant un amortissement exceptionnel sur 12 mois des logiciels acquis, a été abrogé par le 6° de l’article 32 de la loi n° 2016-1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017. Par conséquent, les logiciels acquis au cours des exercices ouverts à compter du 1er janvier 2017 doivent être amortis sur la durée d’usage relatives à ces biens (deux ou trois ans pour la généralité des logiciels).
II - CRITERES TECHNIQUES
1. Existe-t-il un référentiel officiel de mise en conformité des logiciels et systèmes de caisse ?
La loi instaure une obligation de résultat concernant la conformité des logiciels (respect des quatre conditions de la loi : inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage) et non de moyen : elle ne définit pas de cahier des charges, ni de solution technique, contrairement à d'autres dispositifs fiscaux.
L'élaboration de référentiels est donc du ressort des seuls acteurs privés.
2. Pour respecter la condition d’inaltérabilité, l'intégrité des données enregistrées doit être garantie dans le temps par tout procédé technique fiable. Des procédés autres que le scellement et le chaînage pourront être proposés par les éditeurs. Comment apprécier la garantie d’inaltérabilité exigée ?
L'administration fiscale n'impose aucune solution technique (empreinte électronique, chaînage des opérations…), dès lors qu'aucune norme fiscale a été prévue par le législateur. Concernant les systèmes de caisse, la garantie d'inaltérabilité peut être obtenue par plusieurs techniques permettant d'une part d'empêcher l'accès de l'utilisateur à des fonctionnalités de modification des données validées et d’autre part de détecter tout accès/modification des données de règlement. Toute modification ou correction doit être détectable. Le certificat est associé à la capacité de pouvoir démontrer que les données de règlement n'ont pas été modifiées depuis leur enregistrement initial et doit fournir un système de preuve en ce sens.
3. Qu’entend-on par « données permettant d’assurer la traçabilité des données de transaction » ?
Le logiciel de caisse doit enregistrer toutes les données d'origine relatives à la transaction de règlements (notes et tickets de caisse). Les données initialement validées devant rester inaltérables, si des corrections sont ultérieurement apportées à des opérations de règlements, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par l'enregistrement de nouvelles opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées.
Ces opérations de correction donnent également lieu à enregistrement et leur inaltérabilité doit également être garantie. Techniquement, la solution doit garantir l'inaltérabilité de toutes les données élémentaires (enregistrement initial et correction(s)) et fournir une fonctionnalité de suivi des modifications.
4. Qu’entend-on par « rendre inaltérables les données » ?
Pour les systèmes de caisse, la condition d'inaltérabilité des enregistrements de règlement (quantité, montant, TVA, mode de règlement…) s'obtient par plusieurs moyens techniques garantissant :
- Une inaltérabilité logique de haut niveau, en privant l'utilisateur de toute fonctionnalité du logiciel lui permettant de modifier les données élémentaires de règlement. Ce moyen s'assortit d'une solution technique permettant de détecter et démontrer que l'utilisateur n'a pas contourné cette impossibilité fonctionnelle intégrée au logiciel de l'éditeur.
- Une inaltérabilité de bas niveau qui garantit l'intégrité des données enregistrées sur le disque sous forme de fichier ou de base de données. L'accès à une donnée élémentaire par un homme de l'art ne pouvant jamais être empêché, cette inaltérabilité est garantie par la preuve que la donnée élémentaire n'a pas été modifiée depuis son enregistrement (empreinte numérique à clé privée, chaînage...).
Les données de l'opération doivent être inaltérables de la prise de commande jusqu'à l'enregistrement du règlement. Cette inaltérabilité est garantie par :
- L'absence de fonctionnalité logicielle permettant une modification/suppression de la transaction et la preuve que ce système n'a pas été contourné.
- Une preuve numérique permettant de détecter si la donnée élémentaire a été modifiée depuis son enregistrement.
III - CONDITION DE SECURISATION
1. Qu’entend-on par « sécurisation » des données ? En quoi cette notion se différencie des trois autres (inaltérabilité, conservation, archivage) et quels sont les critères à respecter pour garantir la « sécurisation » des données ? Doit-on le comprendre comme la faculté d’un assujetti de pouvoir justifier qui peut accéder aux données, qui a accédé aux données sur une période définie, et d’un suivi de ces accès ?
La condition de sécurisation des données a fait l'objet de précisions dans la doctrine administrative à laquelle il convient de se reporter : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 130 à 150. La condition de sécurisation ne vise pas à limiter les droits d'accès au logiciel ou système de caisse mais à assurer que les enregistrements des encaissements réalisés par toute personne qui accède au logiciel ou système soient tracés, de même que les éventuelles modifications apportées à ces enregistrements initiaux. En cas d'emploi d'une fonction « école » ou « test », le § 150 de la doctrine administrative précitée prévoit par ailleurs l'identification de l'opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.
La sécurisation des données vise à s'assurer que les données enregistrées ne peuvent plus être modifiables, sans traces. Il ne s'agit pas seulement de protéger les données contre les modifications par des tiers, ce qui constitue un délit en application des articles 323-1 à 323-3 du code pénal, mais aussi
contre des modifications non tracées effectuées par le propriétaire et détenteur des données lui-même.
IV - CONDITIONS DE CONSERVATION ET D'ARCHIVAGE
1. Quelle est la différence entre conservation et archivage des données ?
Il convient de distinguer la condition de conservation des données de la condition d'archivage des données.
La conservation des données détaillées de transaction doivent être conservées « en ligne » dans le système de caisse. Ces données peuvent faire l'objet de purge, ce qui consiste à les sortir du système de caisse et à les stocker dans un support externe d'archivage (clé USB, disque optique ou disque dur externe). L'ensemble des données doivent être conservées (dans le système de caisse) et archivées (sur support externe et leur inaltérabilité et leur traçabilité doivent être garanties pendant six ans.
Elles doivent être archivées au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d'un processus obligatoirement prévu par le logiciel. Elles sont toujours archivées avant un processus de purge.
Comme précisé par le BOI-TVA-DECLA-30-10-30 (§ 160 et suivants), pour chaque clôture (selon le cas journalière, mensuelle et/ou annuelle ou par exercice), toutes les données doivent être conservées : « cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système » (cumul du grand total de la période et total perpétuel).
La condition d'archivage a, quant à elle, pour « objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés ». Pour plus de précisions, se reporter au BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 § 220 et suivants.
S'agissant du cas de changement de matériel ou de logiciel, il est rappelé que le délai général de conservation de six ans, mentionné au premier alinéa de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, s'applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l'administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.
2. Quelles sont les données de caisses à conserver et doit-on le faire tous les jours ou tous les mois ? Uniquement le Z ou le détail ?
Toutes les données élémentaires doivent être conservées par le logiciel ou le système de caisse et non pas seulement le Z. Un assujetti qui ne conserve que les Z ne respecte pas les obligations de conservation prévues à l'article L. 102-B du livre des procédures fiscales.
Cette définition répond à la nécessité légale de justifier les résultats produits par un système informatisé avec les données élémentaires ayant servi à leur élaboration, prises en compte dès leur origine, et non par des données agrégées résultant de traitements automatisés. Les données de détail d'une transaction de règlement comprennent le numéro du ticket, la date (heure-minute-seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) et les traces de modifications et corrections apportées.
Ainsi, avant la purge des données élémentaires conservées dans le système de caisse, l'ensemble des données précitées et enregistrées depuis la dernière opération d'archivage doivent être conservées. Après la purge, opération d'archivage qui a pour objet de transférer les données conservées vers un support externe, seuls les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures (soit les grands totaux journaliers, mensuels, annuels et de l'exercice et le total perpétuel) doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d'être protégés par la garantie d'inaltérabilité. Les données de traçabilité de la procédure de purge/archivage doivent être conservées.
3. Faut-il conserver les données directement dans le logiciel ou dans un système d’archivage ?
L'inaltérabilité des données permet de garantir que les enregistrements de règlement ne sont plus modifiés ou n'ont pas été modifiés après leur validation.
Les garanties de conservation et d'archivage permettent de garantir que ces données inaltérables restent durablement accessibles dans le cadre d'un contrôle pendant le délai légal de contrôle. Pour les logiciels de caisse, on distingue la conservation des données « en ligne » dans le système de caisse, de l'archivage des données sur un support externe.
Les données conservées (en ligne dans le logiciel de caisse) doivent faire l'objet de clôtures journalières, mensuelles et annuelles (ou par exercice). Les données sont archivées au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d'un processus obligatoirement prévu par le logiciel. Elles sont toujours archivées avant un processus de purge. Les données de détail de règlement sont enregistrées sur un support externe et effacées de la sauvegarde « en ligne » présente dans le logiciel de caisse. En revanche, les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d'être protégés par la garantie d'inaltérabilité. La solution logicielle doit permettre de maintenir la traçabilité des procédures d'archivage et de garantir l'inaltérabilité des données archivées.
4. Qu’est-ce qu’un « support physique externe sécurisé » ?
Il est possible de citer comme support physique externe : une clé USB, un disque optique ou un disque dur externe. Ce support physique externe doit être sécurisé. Aucune solution technique n'est imposée pour assurer cette sécurisation.
Le support physique externe sécurisé n'est exigé qu'en présence de purges, tel que l'indique le § 250 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement.
Avant la mise en oeuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d'une archive complète des données de règlement (données d'origine et éventuelles modifications), avec la date de l'opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.
La décision de purger les données est liée à la nécessité de libérer de l'espace sur le disque dur. L'archivage des données est donc dans ce cas logiquement réalisé en dehors du système de caisse. La sécurisation du support d'archivage doit permettre de garantir l'intégrité des données archivées et leur disponibilité en cas de contrôle.
La disponibilité des données doit être effective en cas de contrôle. Les éditeurs doivent prévoir des procédures d'archivage obligatoires pour les utilisateurs. Pour plus de sécurité plusieurs supports de stockage différents pour une même archive peuvent être proposés comme le prévoit la norme Z 42 013. Les utilisateurs ont en effet l'obligation de conserver les données archivées pendant six ans.
L'obligation d'archivage prévue par le certificat ne doit pas être confondue avec une solution de sauvegarde des données présentes dans le système de caisse. Ces sauvegardes sont entendues comme une copie des données toujours présentes sur la caisse. Les sauvegardes permettent la reprise technique des données en cas de panne de la caisse et constituent une solution, parmi d'autres, de sécurisation des données justificatives de règlement.
6. Qu’entend-on par « grand total de la période et le total perpétuel » ?
Le § 170 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 précise que : « Pour chaque clôture -journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice)- des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse ».
On entend par « cumul du grand total de la période » le cumul de chiffre d'affaires décompté depuis l'ouverture de la période comptable en cours.
On entend par « total perpétuel » le cumul de chiffre d'affaires décompté depuis le début de l'utilisation du système.
Le Total perpétuel est en effet un compteur qui cumule le chiffre d'affaires total enregistré depuis le début de l'utilisation du système et ne se remettant jamais à zéro. Il n'est pas lié à une période contrairement au Grand Total qui lui est le compteur qui cumule le chiffre d'affaires total pour la période comptable.
En cas de changement de matériel ou de logiciel, tous les compteurs repartent de zéro. Les compteurs de l'ancien matériel ou logiciel doivent être archivés et sécurisés.
Dans le cas d'un simple changement de version d'un logiciel tous les compteurs doivent continuer à être incrémentés sans être remis à zéro.
7. Quelles sont les attentes pour la clôture mensuelle obligatoire dans un système de caisse par rapport à la clôture journalière ?
Des précisions ont été apportées sur ce point aux § n° 160 et suivants du BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Pour les systèmes de caisse, l'obligation de clôture est : journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice). La doctrine administrative précise par ailleurs que : « Pour chaque clôture -journalière, mensuelle et
annuelle (ou par exercice)- des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse ». Parmi ces données figurent le grand total pour la période comptable, le total période et le total perpétuel.
Toutes les données enregistrées doivent être conservées. « Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système ».
La clôture mensuelle permet aussi la totalisation du chiffre d'affaires ventilé par taux de TVA.
8. Comment peut-on sur un système de caisse répondre à l’exigence de périodicité de clôture au minimum annuelle si on procède à des clôtures journalières et mensuelles ?
La doctrine administrative prévoit que la clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice si celui-ci n’est pas calé sur l’année civile). Pour les systèmes de caisse, il faut en plus une clôture journalière et mensuelle. Ensuite, le § 220 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 prévoit la possibilité d’archiver les données selon une périodicité choisie qui est au maximum annuelle ou par exercice.
S'agissant de la condition de conservation des données, il est précisé pour les systèmes de caisse, aux § 160 et 170 de la doctrine précitée, que ces systèmes doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice n'est pas calé sur l'année civile). Pour les systèmes de caisse, ces trois échéances de clôtures sont cumulatives et impératives.
S'agissant du respect de la condition d'archivage, il est prévu que les systèmes de caisse comme les logiciels de comptabilité ou de gestion doivent permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité au maximum annuelle ou par exercice. Cette périodicité est donc la même que la périodicité annuelle ou par exercice prévue pour le respect de la condition de conservation.