Ce qu'il faut retenir :
  • Tout logiciel informatique comportant des fonctionnalités de caisse et les systèmes de caisse seront soumis à l’obligation de certification ou d’attestation à compter du 1er janvier 2018.
  • L’administration n’impose pas l’acquisition d’un tel logiciel ou système de caisse à compter de cette date. Vous pouvez continuer à gérer votre caisse à partir d’un cahier de caisse papier tenue selon la réglementation en cours.
  • La seule tenue d’une caisse sur un fichier de type Excel ou autre tableur ne sera plus tolérée par l’administration fiscale, étant donné qu’il s’agit d’un support informatique ne remplissant pas les quatre conditions de sécurisation imposées par la loi et n’ayant pas la certification requise.
  • Les balances permettant de mémoriser les fonctions d’encaissement sont également visées par la certification.
  • La facturation papier ou la facturation électronique sont également soumises au respect de l’authenticité de l’origine, de l’intégrité du contenu et de la lisibilité de la facture qui doivent être assurées depuis son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation. Les factures établies sous un fichier type Excel ou autre tableur ne sont plus conformes à la législation étant donné qu’il s’agit d’un support informatique ne remplissant pas les conditions de sécurisation.

I - CAHIER DE CAISSE ET UTILISATION D'UN SYSTEME OU D'UN LOGICIEL DE CAISSE SECURISE

Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, il a été instauré l’obligation à partir de 2018 pour tous les professionnels assujettis à la TVA, qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, d’utiliser un système ou un logiciel sécurisé.

Le dispositif visait initialement, dans la loi de finances pour 2016, les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion. Par décision du ministre de l'action et des comptes publics du 15 juin 2017, il a été décidé de recentrer le dispositif pour le simplifier. Ainsi seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA, sont concernés par la mesure. Cette modification fera l'objet de mesures législatives d'ici la fin d'année, pour une entrée en vigueur du dispositif comme prévu au 1er janvier 2018. Vous trouverez sur notre site internet sous l’onglet, actualité fiscale, les réponses fournies par l’administration suite à la mise en place d’une foire aux questions à ce sujet. Pour nos adhérents qui n’ont pas un accès à notre site internet, nous pouvons leur envoyer une copie de ce document sur simple demande de leur part.

L’obligation vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un système de caisse, y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne. Sont également concernés les logiciels dits « libres » ou développés en interne. Les systèmes de caisse doivent respecter l’ensemble des obligations suivantes :
  • Inaltérabilité : les données saisies initialement ne peuvent plus être modifiées. 
  • Sécurisation : les données saisies initialement doivent être restituées conformément à leur enregistrement d’origine. 
  • Conservation : les données saisies initialement doivent être figées et conservées leur intégrité dans le temps. 
  • Archivage : les données saisies initialement doivent pouvoir être archivées selon une périodicité choisie.  
Lors d’une vérification de la comptabilité ou lors d’un contrôle inopiné établi selon une procédure encadrée, l’administration pourra demander que l’entreprise lui fournisse le justificatif attestant que le système de caisse utilisé remplisse bien toutes ces obligations. Cette justification se présente sous la forme :
  • D’un certificat délivré par un organisme accrédité, à savoir l’AFNOR et le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais). 
  • D’une attestation individuelle de l’éditeur de logiciel ou du système de caisse concerné selon un modèle fixé par l’administration. 
Il est important à votre niveau de réclamer votre certificat ou attestation auprès de votre fournisseur, afin d’en disposer en cas de demande de l’administration fiscale. Tout manquement à cette obligation donnera lieu à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse. L’administration peut revenir contrôler 60 jours après et appliquer une nouvelle fois l’amende en cas de non-respect de la réglementation. 

Ces nouvelles dispositions ne créent pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système caisse sécurisé pour le 1er janvier 2018. En effet, si vous aviez déjà recours à cette date à un logiciel disposant des fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de vos clients, vous devrez vérifier sa conformité et demander le certificat auprès de votre fournisseur informatique. Si vous utilisiez un cahier de caisse « papier » tenu selon la réglementation en vigueur (voir ci-dessous), vous pourrez continuer à l’utiliser et vous ne serez pas dans l’obligation d’acquérir un logiciel ou système de caisse informatisé.


II - CAHIER DE CAISSE PAPIER

Tout professionnel, assujetti TVA ou non, réalisant des ventes au comptant, est dans l’obligation de tenir un livre de caisse aux pages numérotées, sur lequel est inscrit au fur et à mesure de leur réalisation sans blancs ni ratures, le montant de chacune des opérations qu’il réalise (article 286 du CGI).

Le livre de caisse prend souvent la forme d’un agenda de caisse sur lequel les recettes et les dépenses sont transcrites au fur et à mesure de leur réalisation :
  • Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont peu nombreux et lorsque leurs ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être inscrit directement sur l’agenda de caisse.
  • Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont nombreux ou lorsque leurs ventilations par nature et par taux de TVA sont complexes, un support spécifique est utilisé pour justifier le détail des recettes (brouillard de caisse…). L’agenda de caisse ne mentionne donc, jour par jour, que la récapitulation des recettes.
Les autres entrées en caisse (apports de fonds de caisse, encaissements d’acomptes ou de créances clients) et toutes les sorties de caisse (dépenses payées en espèces, prélèvements en espèces ou remises d’espèces en banque) sont inscrites de manière détaillée.

Lorsque les ventes ou autres produits ne sont pas justifiés par des factures, elles doivent être comptabilisées d’une manière détaillée sur le livre de caisse, chaque opération faisant l’objet d’une inscription distincte. Toutefois, en matière de TVA, par simplification, les ventes au détail et les services rendus à des particuliers, pour des valeurs inférieures à 76 € TTC par opération de vente, peuvent être inscrites globalement sur le livre de caisse à la fin de chaque journée. Il est précisé que la faculté ainsi offerte n'a pas pour objet, ni pour effet de dispenser les entreprises de produire, à l'appui de leur comptabilité, tous les documents justificatifs de recettes, de nature à conférer une force probante aux documents comptables.

En cas de contrôle, il convient de fournir les brouillards de caisse, les bordereaux de ventes, ou tout autre document justificatif de recettes ou de dépenses inscrites sur le livre de caisse.

Le livre de caisse aura davantage de valeur probante s'il porte la signature de la personne tenant la caisse, et s'il est accompagné du calcul du solde de caisse en fin de journée et d'un inventaire des espèces.


III - UTILISATION DE BALANCES PERMETTANT DE MEMORISER LES FONCTIONS D'ENCAISSEMENT

Enfin, l’administration apporte également des précisions concernant l’utilisation de balances permettant de mémoriser les fonctions d’encaissement. Compte tenu du champ d’application de la mesure, il convient de distinguer :
  • Les balances qui n’ont pas de fonction de mémorisation des opérations d’encaissement : elles n’entrent pas dans le champ d’application de la mesure de certification des logiciels de caisse. 
  • Les balances qui ont une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement : elles entrent dans le champ d’application de la certification au 1er janvier 2018. Dans ce cas, l’administration distingue trois grands types de configuration possibles 
    • L’utilisation d’une balance comptoir poids/prix : la balance doit être certifiée.
    • L’utilisation d’une balance comptoir poids/prix avec une solution de connexion à une caisse certifiée : la balance et la caisse doivent être toutes les deux certifiées.
    • L’utilisation d’une balance tactile intégrée ou terminal point de vente, qui intègre à la fois une solution de pesage et d’encaissement, certifié : l’ensemble de la solution doit être certifié.

IV - FACTURATION PAPIER
 
Les règles à respecter en matière de facturation comprenant l’obligation de délivrance, le contenu, le formalisme, les modalités de transmission et l’archivage résultent à la fois du droit commercial et de la législation fiscale. Ces règles se sont étoffées au fur et à mesure des années suite à l’évolution des textes en matière de lutte contre les retards de paiements, de lutte contre la fraude à la TVA, et demain de la mise en œuvre de la facture électronique, de la transmission et de l’archivage des factures dématérialisées.

Toutes ces évolutions font que le professionnel se retrouve au cœur d’une multitude de contrôles à mettre en œuvre permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre une facture et la livraison de biens et des services qui en est le fondement. L’administration précise que dans les très petites entreprises, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux associés (devis, bon de commande, bon de livraison et justificatif de paiement) peut constituer un contrôle suffisant, à condition de chacun des éléments soit conservé et tracé.
 
Il en découle que la facturation sur papier ou la facture électronique doivent respecter les principes suivants : 
  • D’authenticité de son origine : le fournisseur doit pouvoir établir qu’il est lui-même à l’origine de l’émission de la facture.
  • D’intégrité de son contenu : toutes les mentions figurant sur la facture ne doivent pas pouvoir être modifiées.
  • De lisibilité : la facture doit être lue sans difficulté par l’utilisateur et par l’administration, sur papier ou sur écran.
Ces principes doivent être assurés depuis de son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation. C’est la raison pour laquelle, l’utilisation de tableur ou autre logiciel libre non sécurisé ne permette plus de satisfaire à ces obligations. Ainsi, vous pouvez utiliser soit un facturier papier tenu selon la réglementation en vigueur, ou soit un logiciel informatique qui doit satisfaire aux conditions de sécurisation précisées ci-dessus.