Obligation de facturation

L'émission d'une facture est obligatoire entre professionnels dès lors qu'une vente de marchandises ou une prestation a lieu entre eux. Si un professionnel vend une marchandise à un particulier, l'émission d'une facture se fait à la demande de ce dernier (un ticket de caisse comme pièce comptable est suffisant dans ce cas). Si un professionnel effectue une prestation de service pour un particulier, l'émission d'une facture est obligatoire à partir de 25,00 € TTC ou sur demande du particulier, quelque soit le montant.

La facture est délivrée au moment de la vente ou de la prestation de service. Le professionnel est responsable de cette émission. Il est toutefois possible de délèguer cette responsabilité à un tiers ou au client (ex. coopérative agricole) après signature d'un mandat.

La facture est un document juridique, un contrat qui lie le fournisseur et le client entre eux. Elle donne le droit de créance au vendeur ou prestataire. Elle est aussi un document commercial qui détaille les conditions de vente, le prix des marchandises ou prestations et la somme à devoir. Elle sert de document comptable pour établir les comptes annuels d'une entreprise.

 Il est nécessaire de conserver les factures pendant un délai de 10 ans, ce qui correspond au délai le plus long de ceux imposés par les règles suivantes :

- la prescription est de 5 ans en matière commerciale (c. com. art. L. 110-4) ;

- en matière comptable, les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans (c. com art. L. 123-22) ;

- en matière fiscale, le droit de communication des agents de l'administration implique un délai de conservation des documents comptables de 6 ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur ces documents (CGI, LPF, art. L. 102 B) - 
voir l'article : Durée de conservation des documents.

Enfin, elle sert de preuve fiscale ouvrant le droit à la collecte ou à la déduction de
TVA.

Elle doit être rédigée en français, en deux exemplaires, dont l'original pour le client. Il est possible de l'émettre au format électronique à condition que l'acheteur l'accepte et que son authenticité soit garantie par exemple par une signature électronique.

Les mentions obligatoires qui doivent être portées sur la facture

  • La date de facturation : date d'émission,
  • Le numéro de facture : attention ce numéro doit être unique basée sur une séquence chronologique sans rupture par exercice comptable,
  • Date de vente ou de prestation : Date de livraison de la marchandise ou de fin de prestation,
  • Identité du vendeur : forme juridique de l'entreprise, nom prénom ou raison sociale,
  • Adresse du vendeur : coordonnées postales du siège social de l'entreprise,
  • Numéro SIREN ou SIRET de l'entreprise : 9 chiffres ou 14 chiffres,
  • Code d'activité de l'entreprise : code NAF,
  • Numéro TVA intracommunautaire du vendeur : s'il est assujetti et pour les factures d'un montant supérieur à 150,00 € HT,
  • Numéro au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) : pour les sociétés et commerçants : suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation,
  • Numéro au Répertoire des métiers (RM) : pour les artisans,
  • Identité de l'acheteur : nom prénom ou raison sociale avec les coordonnées postales (un particulier peut s'opposer à l'indication de son adresse postale),
  • Numéro de TVA intracommunautaire de l'acheteur : pour les acheteurs professionnels assujettis et si la facture est d'un montant supérieur à 150,00 € HT,
  • Adresse de livraison : peut être différente de celle de l'acheteur,
  • Désignation du produit ou de la prestation : nature, référence, description de la prestation, détail de la main d'oeuvre, ...etc,
  • Décompte détaillé des produits ou prestations : détail en quantité et prix unitaire HT avec le taux de TVA applicable à chaque produit ou prestation,
  • Décompte des frais accessoires : transport, frais de facturation, d'emballage, ...etc,
  • Réduction de prix : rabais, remises ou ristournes accordées,
  • Montant total HT : cumul des produits et prestations moins les remises en valeur HT,
  • Montant total de la TVA : ventilée par bases HT et par taux,
  • Montant TTC à payer : addition du montant total HT et de montant total de la TVA,
  • Mode de réglement : non obligatoire, cependant, les réglements en espèces à un professionel sont interdits au-delà de 1 000,00 € TTC.

Mentions supplémentaires obligatoires pour les factures entre professionnels

  • Délai de paiement : date limite de réglement et conditions d'escompte si réglement anticipé (si aucune condition d'escompte n'est prévue, indiquer "Néant",
  • Taux des pénalités de retard : taux de pénalité exigible en cas de dépassement du délai de paiement,
  • Mention des frais de recouvrement de 40 € : frais de recouvrement exigibles en cas de non respect du délai de paiement.

Mentions particulières

  • « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté » : si le vendeur est membre d'un Centre de Gestion Agréé
  • « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » :  si le vendeur bénéficie de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur), la facture est en hors taxe

Factures numériques

Les factures peuvent être transmises sous forme papier ou sous forme électronique, à condition que soient assurées l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité, à compter de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation.

S'agissant des factures électroniques, ces conditions sont considérées comme remplies lorsque la facture est transmise en recourant à la procédure de signature électronique avancée ou sous la forme d'un message structuré selon une norme de type EDI.

Lorsque ces conditions ne sont pas remplies ou lorsque la facture est établie sous forme papier, cette sécurisation requiert la mise en place par l'entreprise de contrôles documentés et permanents permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le fondement. Les documents constitutifs de la piste d’audit fiable doivent être conservés pendant 6 ans sur support papier ou numérique, quelle que soit leur forme originale.

L'arrêté du 7 janvier 2016 fixe les modalités de numérisation et de conservation des documents constitutifs de la piste d'audit fiable établis ou reçus à l’origine sous format papier.

Depuis le 1er février 2016, le transfert de ces documents vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l’identique, notamment en cas de mise en place d’un code couleur. Le document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF assorti d’une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 1 étoile.
Remarque au sujet des réglements : Depuis le 1er septembre 2015, le seuil de paiement en espèces est abaissé de 3 000 € à 1 000 € lorsque le débiteur a son domicile fiscal en France ou agit pour les besoins d'une activité professionnelle. Les loyers supérieurs à 1 000 € sont donc obligatoirement réglés par chèque, virement ou prélèvement. A noter que le seuil de 15 000 € applicable lorsque le débiteur justifie qu’il n’est pas résident fiscal français et qu’il n’agit pas pour les besoins d’une activité professionnelle n’est pas modifié.