La durée de conservation des documents comptables, fiscaux, sociaux ou juridiques est une question qui revient souvent. Les délais ne sont pas toujours identiques suivant les sources de renseignement. Cependant, aujourd'hui, entre les différents codes (civil, de commerce, des assurances, du travail), et livres de procédures fiscales, on trouve une législation qui permet d'établir une durée clairement définie même si rien n'empèche l'entreprise de les conserver plus longtemps.

Voici donc les délais prescrits suivant le type de document :

Documents sociaux

  • Statuts et actes de sociétés : 5 ans (après la dissolution de la société)
  • Procès-verbaux d'assemblées générales : 5 ans (après la dissolution de la société)
  • Procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration : 5 ans (après la dissolution de la société)
  • Rapports des commissaires au comptes : 3 ans (après la dissolution de la société)
  • Rapports du gérant : 3 ans (après la dissolution de la société)
  • Registre de présence au conseil d'administration : 30 ans (après la dissolution de la société)
  • Comptes annuels : 10 ans (après l'assemblée générale les approuvant)
  • Feuilles de présence à l'assemblée générale : 3 ans (après l'assemblée)

Documents comptables

  • Livres, journaux comptables, comptes annuels : 10 ans (à partir de la date de clôture de l'exercice)
  • Bons de commande, de livraison : 10 ans (à partir de la date de clôture de l'exercice)
  • Factures clients et fournisseurs : 10 ans (après la date de clôture de l'exercice)
  • Contrats sur biens immobiliers : 30 ans (à partir de la date de conclusion)
  • Contrats de prêt, d'emprunt, de crédit-bail : 10 ans (après la fin du contrat)
  • Relevés bancaires, talons de chèques : 5 ans (à compter de leur émission)

Documents fiscaux

  • Déclarations d'impôts sur les revenus : 6 ans (à compter du paiement)
  • Déclarations d'impôts professionnelles agricoles, commerciales, non commerciales : 6 ans (à compter du paiement)
  • Déclarations d'impôts sur les sociétés : 6 ans (à compter du paiement)
  • Déclarations de TVA : 6 ans (à compter du paiement)
  • Déclaration cotisations foncières des entreprise : 6 ans (à compter du paiement)
  • Avis d'imposition (revenus, taxes foncières, habitation...) : 6 ans (à compter du paiement)
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite)

Documents commerciaux

  • Dossiers clients, correspondances : 5 ans (à partir de leur date de rédaction)
  • Contrats commerciaux : 10 ans (à partir de leur date de rédaction)
  • Commandes fournisseurs et clients : 10 ans (à partir de leur émission)
  • Déclaration en douane : 3 ans (après la date de déclaration)
  • Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans
  • Documents de transport de marchandises : 5 ans (à compter de leur émissison)
  • Contrat d'assurance : 2 ans (à partir de la date de résiliation du contrat)
  • Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale : 5 ans (après la fin du contrat)
  • Document de propriété intellectuelle : 5 ans (après la fin de la protection)
  • Dossier d'un avocat : 5 ans (après la fin du mandat)

Documents sur le personnel

  • Livres de paie, bulletins de paie : 5 ans (à compter de la clôture de l'exercice)
  • Registres du personnel : 5 ans (à partir du départ du salarié)
  • Dossiers accidents du travail : illimitée
  • Pièces comptables sur les salaires : 5 ans (à compter de leur date d'émission)
  • Reçus pour solde de tout compte : 5 ans (à compter de leur date d'émission)
  • Double de bordereau de paiement des cotisations sociales : 6 ans (à compter de leur date d'émission)